The new organizational model of the Emergency Department P.O. Barletta OVERCROWDING Management Plan, IT Dashboard NEDOCS SCORE detection, TREND Beds, Bed Turn Over Dashboard
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Abstract
The Emergency Department (ED) services represent the population's main point of reference for urgent health needs: they guarantee access to care according to priority and equity criteria, adequate responses to the urgent and unplanned health needs of the citizens who refer to them in non-preordained way, with different needs and priorities.
Overcrowding in the emergency room is a condition that occurs when the number of patients present exceeds the availability of workstations and/or the care capabilities of the staff, limiting the response and the quality of the service.
OBJECTIVES
The objective of the experimental project initiated by the Barletta Hospital is to define a shared path of overall governance of the bed resource and of the management and clinical-care flow which, starting from the rational modeling of the ED and through the definition of internal procedures thereof, allows to streamline and optimize times in "process" and "exit" phases of the patient from the emergency-urgency system, guaranteeing an effective, safe, appropriate and timely treatment and hospitalization path, as well as a significant improvement in the quality of care and the quality perceived by the user ( PREMs).
METHODS
An accurate analysis of the data, of the documents already approved at company level and of the critical issues was conducted by the Medical Directorate of the P.O. of Barletta with the Director of the Emergency Department. Subsequently, a plan of improvement actions was drawn up from an organizational perspective which contribute not only to pursuing all the standards required by law, but above all to guaranteeing a better treatment path for the patient.
RESULTS
The experimental project involves the adaptation of the entire Emergency-Urgency System to the provisions of the recent Guidelines on Triage, PS, OBI and in line with the Organizational and Technological Safety and Innovation criteria.
- IT dashboard that detects the NEDOCS algorithm in real time
- governance system for the bed resource based on an adequate calculation on the hospitalization trend carried out during the year from the ED to the Surgical and Medical Area
- management system for the minimum bed reserve, "TREND beds", which each UOC must guarantee to the ED in ordinary conditions
- "Fast" route system which, in compliance with the procedures and guidelines, allows you to reduce waiting times in the ED
-dashboard for continuous detection of available and occupied beds per Operational Unit.
DISCUSSION
Technological innovation to support Change Management. Organizational innovation applied to emergency-urgency processes. An innovative method to slavishly comply with the provisions of legislation and recent guidelines but above all to bring about a radical change in the organizational processes of Emergency Medicine.
CONCLUSIONS
Barletta Hospital (ASL BT) contributes with this project to marking the step of an epochal change in the management of emergency-urgency. A technological innovation has been introduced in isorisorse, applied to the governance of the bed resource and the management of patient flows in emergency-urgency conditions.
Reduction of waiting times in the ED, greater flexibility in bed governance, objective calculation of the minimum bed reserve of each Operational Unit based on influx data by Area, dashboard for real-time detection of bed availability/occupancy, dedicated resources and adequate professional training, certification of excellence, safety of care and better quality of care provided and perceived (PREMs), better clinical outcome and reduction of errors/malpractice, reduction of litigation.
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Art.1, comma 5, lettera d) “[…] assicurare la massima flessibilità organizzativa nella gestione dei posti letto rispetto alla domanda appropriata di ricovero e dando specifica rilevanza per le necessità provenienti dal pronto soccorso aventi le caratteristiche dell’urgenza e dell’emergenza”;
Art. 1, comma 5, lettera l) “adeguare la rete dell’emergenza – urgenza[…]anche prevedendo specifiche misure per assicurare la disponibilità di posti letto per ricovero nelle situazioni ordinarie in quelle in cui sono prevedibili picchi di accesso ….”;
Art. 1, comma 5, lettera m) “[…] tenendo conto di quanto riportato nel paragrafo 10 dell’Allegato 1, individua le regole di integrazione dell’ospedale con la rete territoriale di riferimento, in relazione a: ammissione appropriata, dimissione pianificata e protetta e partecipazione ai percorsi assistenziali integrati”;
All. 1 punto 3.1 Gli standard fissati definiti nella Legge 135/2012, relativamente ai posti/letto (3.7/1000 abitanti) ed al tasso di ospedalizzazione (160/1000 abitanti), sono conseguibili, intervenendo concretamente sull’indice di occupazione del posto/letto che deve attestarsi su valori del 90% tendenziale e sulla durata media di degenza, per i ricoveri ordinari, che deve essere inferiore mediamente a 7 giorni;
• Policy Statement SIMEU: sovraffollamento dei Pronto Soccorso; approvato dal Consiglio Direttivo Nazionale in data 07 novembre 2015;
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